086-anna-shcherbyna

Finding the Perfect Remote Candidate for Your Business

A discussion with Remotivate CEO, Anna Shcherbyna

John DeBevoise:

Greetings everyone, and welcome to another serving of Bizness Soup Talk Radio. If it’s in business, it’s business soup. I’m your host, John DeBevoise. 

We’ve all done it. We’ve put out a job. We need somebody. And we get inundated with people who say they have the skillsets we need. Well, oftentimes they don’t. We went out and we found ourselves a business matchmaker. That person is Anna Shcherbyna from Let’s Remotivate. She’s going to show us how her team finds the perfect remote candidate who will take care of everything that you want. She has a lot of experience in the recruitment and the operations and management in the HR field. Well, let’s talk to her about what got her to say, “You know what? I can do it better.” Anna Shcherbyna joins us here at the table from Let’s Remotivate, So pull up a chair, sit on down and join us on this serving of Bizness Soup, where business comes for business. 

Anna, welcome to this serving of Bizness Soup. 

Anna:Thank you for having me, John. I’m so glad to be here. 

John:Well, we have a lot of people who aren’t so excited. What do you have to say to them to remotivate them, as your business is called remotivate? How do you get people that are down in the dumps, what’s it take to remotivate? 

Anna:John, what a great question. To be completely honest, I personally, and my business, my team, we all believe that the future is remote for a lot of businesses. And we believe that a lot of those that are struggling right now will soon be transitioning into having opportunities if they want, of course, to be able to work online. And there are an abundance of opportunities and that’s exactly what we’re doing at Remotivate. We’re remotivating business owners and potential candidates, employees, that it is possible to find a job online. 

John:Well, that’s been one of the big things out there is the indecision about what’s going on in this pandemic. So many businesses had to realign themselves in their strategies. I myself used to go out on a lot of remote broadcasts from trade shows and such. Well, those are non–existent. They’ve transitioned into the virtual trade shows. You have found a lot of people that have been affected by the brick and mortar going in and out of the office. And you’ve got specialists that you are now through Remotivate, you are a turnkey in producing a list. I’m looking for somebody to fill a position in a remote capacity where I don’t even have to know where they live. Let’s talk about the specialist. I come into your office and say, “I need to do business with you.” Who am I? 

Anna:A lot of the clients that we actually work with are online businesses for the most part. But as you said and pointed out, right now, there are so many businesses that were going into the office, that it was in a particular city and town and then all of a sudden they can’t do that. And a lot of companies realized that they can go completely remote, so now not only are we getting online businesses and businesses that were already remote, but also the ones that are about to go remote or considering remote, or they have had to, for the circumstances we’re in, had to go remote and we’re helping each and every business that’s coming our way with that particular issue with their recruitment needs. 

Now, some of them need more hand holding and we are able to do that, but that’s what we really are aiming to do, help each person that actually needs that particular, either advice or some need just motivation, honestly, some need a little push in a certain direction, but we’re there for each business that comes our way to help them guide them to a particular hire. 

John:If I come to you, it’s because I have a specific need such as I need a Google ad specialist or somebody that deals in sales. My sales manager disappeared, or I need a graphic designer. I have a position within my business that needs to be filled, or I need to change direction because of the new game–changing [crosstalk] the way the things are happening. I come to you and say, “All right, I don’t know what I need.” How do you qualify me before you qualify the candidate that comes to me through you? 

Anna:One of the things that we do and has really changed how we do business with a lot of different employers and clients is really understanding the vision. A lot of employers struggle with … They say that recruitment is the biggest part for them, like how do we recruit? How do we find this person? Where do we find this person? But actually recruitment is the easiest bit. And as you said, that first part of qualifying and understanding the client and what they need and how they need it, we call it the vision. That vision part is where we really dive deep in, what is it that they actually need? What is the role that they’re trying to fill? What’s the skills? What are the background? What aspect in the business actually is struggling, and figuring that out. 

Before we name it sales manager or social media manager, before naming it, we really go into a conversation of understanding what the client needs, what are the needs in the business, to have a full understanding and picture of the business. Where are the gaps in that business? And then be able to understand from that work and conversation and vision of what are those missing aspects, be able to take that and actually say, “Oh, based on this information, we’re going to be able to help you find XYZ type of candidate.” We don’t need for them to know exactly who they need. We just are listening for the gaps and the struggles that are happening in the business, taking that information and making conclusions and providing advice and guidance into how we can solve those gaps. 

John:If I’m a business, whether it be a restaurant or a brick and mortar or any kind of business, and because of the pandemic, and I’m seeing that there’s likely to be a continuation of a lockdown, so I need to really strategize on what I need, and perhaps my employees have left me. I need to fill these positions, but I don’t know how to find somebody and my efforts with Craigslist or Facebook have turned up the wrong clientele. What do you do to qualify these people that you are going to be sending to me? 

Anna:That’s such a great question, because I feel like a lot of businesses struggle with that, no matter the type of business. It’s always like, “How do we know that this candidate is able to do what they say they’re going to do or they have the experience that they say that they have, and we’re not going to be wasting months of our time and realize that this person is not a good fit?” And the process that we’ve actually created, we call it a hiring funnel, is pretty much a step–by–step process in which we filter candidates, is the thing that helps us to identify if the candidates are a good fit. 

And so some of the steps that we go through is there’s a questionnaire going into their background, into their experience, so they’re able to share a lot of what they’ve gone through and how qualified they are. Again, we first want to hear it from their perspective, their voice. We request, of course, a CV, resume. We’re requesting case studies. For example, if they are looking for somebody in marketing, let’s say Facebook marketing, we’re looking for case studies as well into that and then also references that can confirm those particular case studies. 

We’re actually looking at tangibles, a questionnaire, potentially a skill test, depending on the position. We request a video, so we’re actually looking at, how are they able to communicate? Are they able to get on that video, answer a few questions? And then we have a few interviews, one with my team, another with a client, and then we actually have test projects as well. It’s a pretty great experience because those test projects, we give an actual example, not just, “Hey, what would you do somewhere somehow?” But, “Hey, in our business, there is a problem right now, for example, with social media, we don’t know how to build out our Facebook following.” Giving them a small test project and saying, “Okay, how would you do this? Provide a 30 day plan on this,” so we actually have a very tangible process so you’ll be able to have that step–by–step process and you’ll be able to see how a candidate does before even going into an interview with them, so you’ll have the tangibles to make the most informed decisions. 

John:I don’t have to rely upon a Zoom call with a prospective candidate that says, “Yes, I can“? 

Anna:Exactly. You’ll have a lot of information, like their motivations, our recommendations, so a full picture, their salary expectations, everything. 

John:You set that up with the prospect and you match that prospect with the needs are that you have determined as a result of trying to figure out what the heck is this cowboy talking about, and you’re able to dissect my language into a language that can be conveyed to prospects, and then you would send them my way. 

Anna:Yeah. Absolutely, absolutely. It’s quite an interesting process because I think a lot of businesses don’t realize they need to sell a position a certain way, especially in the remote space. There’s a certain language that needs to be used to attract the right type of candidate and so our experience with hiring remotely, we’re able to use the language of the cowboy and then translate it into the language of the online space, so to speak, and have that attract the best quality candidates that will do the best work for the client. 

John:We’re talking with Anna Shcherbyna of Remotivate and I’m getting motivated to see what new person I can hire within my company. I didn’t realize that there were so many opportunities out there. And I’m always looking for somebody better, not that I’m looking to throw anybody under the bus or off the wagon. It’s what should they be doing that I don’t understand, because there are positions in here that I don’t know what it means, nor do I want to take the time to learn what it all means or how it all works. I want somebody who can come in and work for me that I don’t have to explain to them the specifics. They already know, because you’ve translated my language into their language and you bring them to me. 

How did you come up with the idea that, “I’m going to start this business“? You have years of recruitment operations and such. When was that moment that you said, “You know what? I can do this better“? 

Anna:That’s a great question, because I’ve had about eight, nine years now of experienced in operations and recruitment for all kinds of businesses and all kinds of spaces and all kinds of countries even, so internationally. And the last three years I’ve been doing it completely remote. I’ve been helping businesses with their operations that are doing it completely online with recruitment and being part of a lot of communities and quite the network of businesses in the online space, more and more people have started hearing about the fact that I know how to recruit. And they’re like, “Oh wow, can you help me recruit an operations manager for my business?” I’m like, “Sure, that’s awesome. I definitely can.” 

And then somehow that snowballed into more and more people asking, “Oh, I heard XYZ said that you can help me with this. Max told me that you can help me hire this person.” And then all of a sudden there was a niche and clients and this whole concept was presented to me. A business just found me. I did not go out looking for a business. And then all I had to do is go and register it. And that’s pretty much … Yeah, the rest is history in terms of how that happened and how that was built out. 

John:The idea came to you. You didn’t go out looking for it. You got the idea. 

Anna:No. 

John:And of course, as my audience knows, there’s the five points, so there was the idea and then you put into action the plan. There’s the idea, the plan, the people, the execution and the solution. You had this idea. Did you quit your other job or did you have that one and this one on the side? 

Anna:I did something maybe a little bit different than a lot of people out there. I know quite a few people who had nine to fives. They decided at some point, “Okay, I quit. I’m becoming a business owner, becoming an entrepreneur.” I didn’t really have this moment where I’m like, “Okay, I’m leaving. That’s it. I’m changing my entire reality.” As I said, the reality kind of changed itself. 

And so I was helping different business owners with their operations, whether that was being a fractional COO, whether it was a part-time ahead of operations, helping all of these online businesses and then on the side, I was doing this remote recruitment business and it just kept growing and growing, so I hired a team. And again, the people just came to me and that kept growing, and to the point where life presented me with the decision, “Do I want to continue growing it?” And then it requires my full attention, but I would have to leave my other projects. And it just naturally happened that I just went full–time and I’m working full–time on the business. 

But again, it just all kind of happened and things naturally progressed. There wasn’t an aha moment. Life just led me in a particular direction. My entire business, funny enough, is referrals. I do almost no marketing aside from speaking on podcasts from time to time and then sharing the story. But for the most part, it’s all referral–based because a lot of the companies, they come back, they feel very supported, they understand that they’re going to be taken care of and so it’s quite an interesting manifestation. It just all kind of happened. I didn’t go out looking even for clients. It’s just magic. 

John:Almost sounds like the creation of a dating service. You’re a matchmaker. 

Anna:That’s an interesting … exactly, matchmaker. That’s an interesting analogy. 

John:It all came to you. You put the pieces together and everybody came to you and said, “I need somebody in a senior role, whether it be an operations manager or marketing manager.” Through your referrals, you say, “Hey, I need somebody who is in this position,” and then somebody has to sell themselves to the recruiter. Boy, that’s got to be a tough interview trying to sell myself to you because you’re going to qualify me to them. So you came up with the rules that they have to play by in order to get hired by somebody else. 

Anna:We did, but being completely honest, one of the most important things for us, because of my recruitment background and working in companies and helping different companies recruit, I just saw and was able to witness the process that candidates would go through and that it was such a not only tedious process, but also uncomfortable. Even having an interview was so uncomfortable. 

And so the process that we created, it was meant to really be a comfortable process all the way through from questionnaires to skill tests, things that people would enjoy, things that people … If, for example, they are a great Facebook marketing manager, the questions would be something that they connect with, that they understand. We’re not trying to throw them off. We’re just trying to see if they align with the particular role. 

And the same thing goes for interviews. For me, something that’s so important when I’m conducting interviews is can I make them laugh? Can I make them comfortable? Ask them where they’re from. It’s something that I felt like in the past and companies I’ve worked with interviews were so … no offense, but uptight, so uncomfortable, so cringey is probably even the best word I would use. And I didn’t want that for the candidates coming in. 

For all of our candidates, we want them to feel comfortable because we want them to keep coming back, applying for our roles and we want to make sure that no matter whether they go through or not, that they’re having a good experience, that they’re enjoying the experience. And for us, for sure, the interviews, whether it’s my hiring managers or myself, whoever is interviewing, we make sure that they have a good time just talking to us because at the end of the day, we’re all people. We’re trying to understand where they’re coming from and if it’s a good fit and that’s it really. It’s quite simple. 

John:Part of getting a position through you, it sounds like you would work with them on their personal presentation skills and their vernacular and their delivery. 

Anna:I wouldn’t say so because a lot of the candidates that come in, they already present themselves as more than qualified. All it takes really is to give a person the opportunity to open up. A lot of people are so nervous and so uncomfortable. And what my team strives to do is just helping them open up and be comfortable from the process itself to the interview and then when we’re pushing them forward to the final interview to the client. We’re their advocate. We’re presenting them. We’re on their side. We’re their advocate. We want them to succeed. And when it comes from that perspective that we’re not against them, we’re not trying to make them slip and fall, when we’re just trying to see if this is the best thing for them, we have their best interest at heart, if an alignment is there, that’s amazing. And if not, we’re going to be honest about that. We provide feedback. We say, “Okay, for next time, here’s what was missing. We want to make sure we find the role that actually best suits your particular skillset.” 

John:Since March, we’ve had a complete shift in the way business is business with the pandemic and such. Regardless of what anyone’s belief is about it, it has had an impact on us. What have you found to be the positions that most businesses are looking to fill? 

Anna:I would say project managers and operation managers. A lot of business owners are struggling to create systems and processes, especially in a more remote space, especially when it’s all online, how to set up the communications, which software to use, how to do accountability, how to make sure that everybody’s doing their jobs. And so a lot of these problems have started coming up for businesses that were transitioning or even are already remote or transitioning to be remote. All of a sudden, you can’t go into Sarah’s office and say, “Hey, what you up to? Are you meeting the deadline?” 

And because of these problems, the need for a project manager or an operations manager that will be able to take care of the different team members or teams and be able to help with execution, following up with the different people, making sure the communication is set up, the softwares are set up, I would say those roles have become the most popular, especially with the pandemic, especially with businesses going more remote. 

John:Finally, I’ve got to ask, because I have been presented with people that come to the job and their personal presentation has sometimes shocked me, and it could be piercings. It could be just their presentations. It could be the color of their hair or such. Do you find that you give advice to these people that have come up with? Regardless of what it is that is their personal preference, what is the business environment’s acceptance in the personal presentation? 

Anna:That’s interesting that you mention that because we actually don’t really encounter that issue as much. And I’ll explain why. From the very beginning, as I said, we do this vision aspect where we really work with the client or the business to figure out what is it that they’re looking for. And during those conversations, we’re actually listening to figure out what’s the preferences around the personality, the character traits, the culture fit, what kind of person will fit into that particular culture? As a great example is we had a business that was looking for somebody who is a dog lover. And it was for an operations role. 

John:Well, who isn’t? 

Anna:But that was such a particular thing. But we learn about those things from the very beginning, so they’re not going to be meeting somebody that all of a sudden is like, “Dog lover? What? I didn’t know about this.” We actually prepare for all of that in the very beginning. We never have clients asking, “Well, why was this person acting this way or looked that way, or their character was completely not what we were looking for?” because we really account for that from the very beginning, from the very start, who will be the best fit with that business owner, with that team, with that business?