054-maryanne-parker

Etiquette Strategies in a Masked Up, ZOOM Watching, No Touch, Social Media World

A discussion with etiquette superstar Maryanne Parker

John DeBevoise: Greetings everyone, and welcome to another serving of Bizness Soup Talk Radio. If it’s in business, it’s Bizness Soup. I’m your host, John DeBevoise. Maryanne Parker will be joining us, talking about her 10 proven etiquette strategies for business success, and her book, The Sharpest Soft Skill. Be a gentleman, be a lady, be the person that the customer wants to do business with. Maryanne sits down with us on this serving of Bizness Soup to sharpen your soft skills in etiquette right here on Bizness Soup. 

Maryanne, welcome to this serving of Bizness Soup. 

Maryanne Parker:Thank you so much for having me. 

John DeBevoise:Maryanne, you are a Southern California girl and you have written a book about one of my favorite pet peeves, and that’s all about etiquette. The book is The Sharpest Soft Skill, and it’s about the 10 proven etiquette strategies for business success. It’s an interesting topic and subject. How do you define business etiquette from say the personal etiquette? What’s the difference? 

Maryanne Parker:Well, the difference is that business etiquette actually is a form of business intelligence. In other words, the way you present yourself in business settings is going to determine the end result. And in business, you know that it’s very difficult sometimes to not only dominate the industry, but we would like to present ourselves in the best way possible. So that’s why I believe that there is a business etiquette platform and a social etiquette platform because in business, it’s all about emails, it’s all about communication skills, all of the basic business elements. Social etiquette is a little different because from business etiquette, we can transition into social and we can actually communicate at the table. Also, when you are attending parties, everything adds to your success. Everything shows something positive or something negative about you, so we always want to concentrate on the positive elements. This is the very, very brief definition about the difference between business and social etiquette. 

John DeBevoise:Personally, I look at someone when I approach them and I introduce myself and I get into a conversation with them. How important is the eye contact with that conversation, and as you describe in your book, about the business etiquette? 

Maryanne Parker:For me, the eye contact is very, very crucial. Especially now during the coronavirus, when we communicate with people, we will be concentrating predominantly on the eye contact because we won’t be able to figure out about the person in front of us based on the handshake because we cannot really do the traditional handshake. So everything is going to be based on our eye contact. And usually when we do the eye contact it has to be really appropriate, but at the same time, you don’t want to stare in someone, and through the eyes, you can actually sense if the person is authentic, real. So there are many, many different details that you can actually collect from this first encounter. 

But I want to tell you something very quickly because we’re working on a global arena. We’re working with people from different cultures. If we are working with people from the Middle East, and me as a lady, and I have strong eye contact with a businessman from the Middle East, this might be perceived as not very appropriate. So we have to really pay attention what is our surrounding, our audience, and the business people we congregate with. 

John DeBevoise:When you say that that might be offensive to the man from a different culture, whether it be the Middle East or other areas, how is a woman to perceive that? Are they to say, “Well, you know what? I want to make this deal or I want to make this contact, so I have to play to their rules,” or is today’s society where the woman is going to demand that the man bend to her rules? 

Maryanne Parker:Depending very much again on the business partner in front of us, because if the business partner is from a more seasoned generation, they definitely still follow their own rules, so we need to really pay attention to that. If someone is in their very late 20s, mid-30s, and they studied in the United States, they know the rules and the regulations. They have been trained already. But if they are business individuals from different parts of the world, they never attended American school system or universities, they still follow their traditional rules. So we have to be very, very careful because sometimes if you are a businesswoman and you invite a gentleman from the Middle East, strictly business oriented, they won’t even allow you to pay the bill, because remember, in etiquette, the person who invites, who presents the invitation is the one who pays the bill. So if I invite someone, a very successful businessman from the Middle East, he won’t let me pay, and this is going to be a little discomfort. So everything is based on social communications, even if it’s business etiquette or business communication. It’s how we present ourselves matters drastically. 

John DeBevoise:So the best way to present yourself if you are dealing in an international basis or an international clientele is understand how they do business in their culture. If you’re going to do business with them and you are selling them something, it is best to sell to the way that they want to be sold. And being adversarial in your position, shoulders back and say, “I don’t do that,” is not going to get you out into or up into the boardroom where the deal would be made. 

Maryanne Parker:Yes. 

John DeBevoise:All right. I hear that it is very difficult for women to play both the personal and the business role in etiquette, the family versus the business side of it, and things have changed, as my mother used to say. What are the skill sets? There’s hard and soft as you talk about in your book. What’s the difference and how do you work the hard skills versus the soft skills? 

Maryanne Parker:Well, I’ve noticed because as a background, I’m an accountant. I have education from my university. I worked in the corporate world, and I’ve noticed that every time throughout my career when I was applying for a job, we are all with the same background credentials, but people will choose you based on your social skills, based on your soft skills, the way you communicate, the way you present yourself, the way you introduce yourself, if you will. Everything, the thank you notes, the phone call, the gratefulness, actually everything pays alone. So for many people, I can suggest and recommend that the social skills are very, very crucial, but of course, without the hard skills, you cannot really introduce the soft skills, because if you just rely only on the soft skills, you can never get a job because eventually they will figure out that you are lacking your hard skills. So everything is a combination. 

John DeBevoise:So you have to be able to, as you just mentioned, you have to combine the two skills. 

Maryanne Parker:Absolutely. 

John DeBevoise:In this show being a small business show, someone comes into my place of business as a business owner, man or woman, what should I be looking for in their presentation that would demonstrate to me just from first impressions, and first impressions are everything, that they possess the skills of being either a gentleman or a lady, we can get into those descriptions later too, is what is going to separate them in their presentation that I would want to hire them just on that? 

Maryanne Parker:Probably many people are assuming that it’s going to be the way people dress. You need to dress in a particular way to be perceived appropriately and to be perceived as a businessperson, but still depends very much where you are at because in Southern California, we are dressing with more of bright colors, we’re more relaxed, so those elements pay along the way as well. But if I’m in Europe, I have to dress all the time extremely, immaculately professional, because this is how the rules and the regulations and their perceptions are. So in the United States, it’s a little different. 

At the same time, I have to pay attention, and I do, about not only the skills as… hard skills, but I have to see if the person is confident and how confident, because you can be very confident, but you can be a little arrogant. So those details are very, very crucial. 

If they present their hand for a handshake, now during COVID, we don’t shake hands, right? 

John DeBevoise:That’s right. 

Maryanne Parker:So there will be other elements. Also, the personal space, how close they are to us. If they’re very close, this is very inappropriate. This is our bubble. The regular actually distance between me and the person next to me should be, back in the day, we’re talking about five months ago, was one arm length, but today it’s six feet. So those are really different requirements right now. So if someone is very close to me, I feel very uncomfortable. It’s my bubble, it’s my zone, and has been always the case. So yes, definitely the social skills and the introduction as well. How they look at you in the eyes, what they say, when they say it. Do they call you by first name? Why do they call you by first name? Maybe I don’t want to be called by my first name. 

John DeBevoise:I’m amused in part in today’s society with the coronavirus, with the masks on, masks off, mask back on, as effective or ineffective as they may be, it really inhibits me being able to understand how something is being said to me. Expressions are everything and you can read a face. How is the etiquette impacted? Well, all right, I’m answering my own question, but I got to hear it from you. Well, I’m wearing a mask and I’m trying to talk to you. How effective is that? 

Maryanne Parker:Well, it’s a little tricky. So we just have to concentrate then to be present. If you’re talking to me and you’re with the mask, this shows me that you have respect not only for yourself, but for me as well, because I don’t know if it’s right to wear a mask or if is wrong to wear masks. We are not going to concentrate on that. But because you’re wearing mask, you might be sick and you want to try to protect me. So I just have to pay attention and to be present, because remember, many people are not present during the conversation. They are thinking here, or they’re thinking what they’re going to have for lunch, or in general what the conversation can benefit them. So if I’m concentrating on your question and if I cannot hear you, I will just say, “I’m sorry. Do you mind to repeat yourself, to repeat because I couldn’t hear you?” So just the way we say things make a big difference. 

John DeBevoise:Presentation is everything. It’s not what you say oftentimes; it’s how you say it. 

Maryanne Parker:Yes, very true. 

John DeBevoise:We’re talking with Maryanne Parker. She has written the book, The Sharpest Soft Skills, The Proven Etiquette 10 Steps to the Strategies for Business Success, and if you’d like to get a copy of it, we will connect you through the website of BIZSOUP, where business comes for business. You’ll find the transcripts and this podcast as well as others right there on BIZSOUP, and we’ll give you the connections there. 

Maryanne, when I go into whether it be a Meetup or any type of social gathering where I am at a business, I’m there with my business cards and the purpose is to get names and numbers and move on, so often I get in these meetings and I can tell the person’s eyes are not focused on me. They are working the room. What is proper etiquette when I’m there for, as I give people 90 seconds to tell me why I want to continue to having a conversation with you? 

Maryanne Parker:I see it as a very rude gesture or very rude presentation if you’re communicating with someone and they are not present. So people want to get the best out of it for a very short time. And this is the biggest mistake people make during networking events, because they have to realize that this is a very long process. It is not just this networking event. It’s building the relationship. 

So when I come there, I’m going to ask you about yourself. Maybe not about your business. I would like to know more about you personally, because when we connect on a personal level, then we can continue to communicate on a business level. And I cannot really close any deal in this networking event. I have to see you again. I can send you an email because very successful business people, they get really bored when you ask them questions about business and you try to impress them about their business. They want to communicate with you probably about their charity event, or what they do for fun, or what is their hobbies, so this is one way to connect with a person. I think that me asking you about probably being a cowboy and tell me more about your other ventures is going to be much more appreciated by you because this is what you like to do. So if I go there and I say, “I actually want to be on the radio show,” I don’t think that is going to go very well. 

John DeBevoise:Well, that will melt my heart. You want to talk about my horses or cattle, you have my undivided attention. 

Maryanne Parker:Thank you. And even if I don’t know because I don’t know much about it, you can probably explain to me, and next time we can continue the conversation about the horses. 

John DeBevoise:That’s right. Well, in today’s society, do women today accept the title of being a lady or do they consider that to be demeaning to them? Is it a compliment these days to be a lady? Because every lady is a woman, but I’ve found that not every woman is a lady. 

Maryanne Parker:So, unfortunately, many women, everything became very different because women are into business. They have so many ventures. They’re very, very busy with their children or… but predominantly in their business field. So many women feel that this is a degrading role for them, that they’re perceived only as the mother of the family or the person who cooks, clean, and all those details. But I personally prefer to be the lady. I’m still a business person and I’m still a business woman, but I like the detail about being a lady because it’s just very personal as well. I think it is more difficult for the gentlemen and for the men in business in general, because they don’t know how to address a woman as such. Some women feel degraded and not appropriately and professionally addressed, and some people, some women like it. So we just have to explore a little bit more about that. 

John DeBevoise:Well, I personally have on many occasions either been thanked or complimented for a simple gesture of being a gentleman, and then I’ve been eviscerated by others for just simply opening a door, and I smile and tell them to have a good day. My mother taught me to always be a gentleman and if you can’t say something nice, don’t say it at all. Well, that’s been real tough on my part, but I keep thinking about what would my mother do? Probably kick my butt if I said that. 

Maryanne Parker:Yeah, sometimes you have to react. I know. 

John DeBevoise:So in your book, you talk about some of the things that are very important today in this society. We are on a Zoom call, and though this is on audio, we are going to video folks, but not today. But as far as all of this communication that is being done not in person and somewhat impersonal over the internet through Zoom and other forms of media, what are some of the most important etiquette procedures to be done in this COVID environment? What can I do first and foremost, and what are the top things that I should be doing to make sure that people understand that I am professional, I’m a gentleman, and that I have etiquette, period. 

Maryanne Parker:The most important thing in Zoom business meetings or any kind of meetings is your punctuality. If you’re punctual, especially in the United States, this is very, very crucial. If you come on time every single time, this is part of your reputation. And I want to… I know that you know that, but maybe for everyone who listens, in the American society, and this comes from back in the day, the time of the land grabbing and the Gold Rush, the first come, first served was the mentality because if I don’t come on time, someone else will take the gold that belongs to me. So people were very accustomed to that. 

Of course, many people don’t really know about this story because we just go along with our day and we are, “Oh, I think that I am going to be late again.” So when someone tells you that they have been late every single time, I think that tells you a lot about them. And so it’s going to be very difficult for me to do business with them because I can really rely on them. I have a very busy schedule, even right now. We are under quarantine, but we still have a lot of things to do. So if someone doesn’t respect your time, you can’t really take them very seriously about business because how we do one thing is the way we do everything. 

John DeBevoise:That’s right. Well, let me back up. And I had a guest on, Greg Reed, who is a friend of mine, and he has a quote that I think came from Napoleon Hill, and it was that, “If a person shows up late, it’s a coincidence perhaps. If they show up late again, it’s a pattern. And the third is that if they continue to show up and you continue to meet with them, that’s your choice.” So it’s coincidence, patterns, and choices. 

Maryanne Parker:Yes. And Greg, I know him personally as well. He’s very correct about it. 

Also the dress code. The dress code is crucial. You don’t want to be on a business meeting and with your pajamas, right? You want to show respect to the person in front of you. You want to be dressed and you want to maybe not with your best suit or best dress, but you want look decent because… Also not only for the people in front of you; it’s for yourself. I have noticed that if I don’t dress for a business meeting, my mindset actually switches. I’m thinking about something else, or I might be thinking about reading a book. You become more relaxed. So the way how you train your brain to perceive things based on your attire, punctuality, all those little details become your pattern. 

John DeBevoise:There is a lot of activity going on with celebrity endorsements, influencers, and a company sponsors them, you have a spokesperson for them, and then suddenly they do something really stupid and it reflects on you and it creates a conflict within the business environment. What’s the best way to handle that other than to take them out behind the building? 

Maryanne Parker:You mean when you work with someone and actually your reputation can be jeopardized because of their behavior? 

John DeBevoise:Yes. Regardless whether they’re a celebrity or they’ve done something stupid that reflects on the business or your business. 

Maryanne Parker:Well, first of all, no one is perfect. We have to realize that because if we entertain the idea that we’re all perfect and this is the only individual who made a mistake, then we are not ethical to begin with. But if it is a very, very serious mistake, then we have to actually communicate with the person and to seek out to fix the damage. Because in many situation I have to tell you that the damage actually can be very beneficial for the business. You get a lot of attention. So I personally don’t think that we should be… Is not what happens to us, but it is how we handle it. So we need to make sure that we handle it in a appropriate way, because especially if we don’t know the whole entire story, there are always different sides of the story. Also how we handle it tells a lot about us. This is part of the conflict resolution. Some people will come to you with certain behavior and feels, and you don’t like it. You know that you might be taken advantage, but how you handle it, how you respond, actually says everything about you. 

John DeBevoise:Well, in your book, you talk about conflict in the business situation. And that book is The Sharpest Soft Skills. And the conflict within the business environment, it sounds like whether it be a celebrity endorsement that’s carrying your product or somebody that is in the cubicle down the way from you, sounds like the same type of strategy would be in place. 

Maryanne Parker:I personally prefer to avoid conflict as much as I can, but in some cases you really can’t. You have to see it as a face. And when you face it, you have to actually take responsibility for the conflict and to see where are you standing in this situation? When you have the clear picture, then you know how to handle it. Because in many situations, the conflict, it might be actually very, very beneficial for you. You might decide to cut ties with this individual or this particular business, or you can actually continue with that because some people, I actually have clients that might be a little provocative, but the way I handle the situation, they might actually decide that they want to work with me because I can handle their behavior. So some people, just depends on the situation, but conflict not always could be bad. Sometimes can be really, really profitable.