089-fred-langley

Helping Restaurants Get Through the Tough Times

A discussion with Restaurant Systems Pro CEO Fred Langley

John DeBevoise:

Greetings everyone, and welcome to another serving of Bizness Soup Talk Radio. If it’s in business, it’s Bizness Soup. I’m your host John DeBevoise. 

Restaurants have been a huge target and an easy one for government to shut them down, open them back up, change the rules, move the goalposts. Well, today we’re bringing in the expert, Fred Langley from Restaurant Systems Pro who’s going to share his tips, tools, and techniques on making your restaurant more profitable, keeping it open. 

Tune in today because Fred Langley will be talking about how to increase your margin from as little as 5% all the way up to 15%. Well, pull up a chair, sit on down. Fred Langley from restaurantsystemspro.net is joining us here on Bizness Soup. 

Fred, welcome to this serving of Bizness Soup. 

Fred Langley: Thank you for having me. It’s good timing. 

John DeBevoise: Well, it’s great timing. And you know what, Bizness Soup was meant to serve all the best ingredients to small businesses. And there’s nothing that exemplifies a small business than the restaurant business. Restaurant Systems Pro, that’s what you guys specialize in is helping the restaurant industry survive and thrive. What are their biggest challenges that they are facing today in all environments in all states? 

Fred Langley: Well, definitely the government restrictions right now forcing closures. Some states are dealing with not being able to serve inside and not being able to serve outside. And so they’re having to be forced to go all take out. That’s really just having a huge impact that is just ravaging through the industry. 

John DeBevoise: Now it’s strictly those businesses or those restaurants that can adapt, not allowed to eat outside in the parking lot, which kind of an odd situation. But now it’s takeout. What if you’re not set up for the takeout business? How does a small restaurant transition themselves to be a takeout? 

Fred Langley: Well, the first thing you have to have is online ordering and not the business we’re in, but we are helping restaurants at no fee set up their online ordering through a third party service. And having online ordering in place, having that convenience for the guests to be able to find you is a really important thing as well. 

The next step from there is going to be your digital marketing presence to make sure that they can find you online, to make sure that they can find you through the different social media outlets and through your website. 

John DeBevoise: You run a restaurant training and coaching program. If I’m a restaurateur, which I’ve been in the past, and if I’m a restaurateur listening to this show, and I say, “You know what, I need help.” And I call you, what am I looking to accomplish by calling you as a consultant? 

Fred Langley: We have been consultants over the years. I’ve consulted with hundreds of restaurants. And over that time, what we’ve done is taken our successes in consulting and wrap them up in systems that any restaurant can execute without the high ticket consulting fee. All consulting will get you with my company today is everything done faster and done for you. Today we’re providing software and systems operate much like the chains and franchises, big franchises have, and we help restaurants increase profit and earn their time back through systems and processes. And we literally help restaurants serve the world better. 

John DeBevoise: Now with the shutdowns that we’ve been going through, businesses shut down, but the expenses continue. Your fixed expenses such as your rent. And if you’re on a triple net lease, you’ve got to go directly to the landlord for that. There’s no forbearance forgiveness on those aspects. If I’m still accruing those expenses, what can I get from you? Or what kind of advice would I get from you by calling you and saying, “Hey, how do I deal with these fixed and other expenses that I have that keep accruing?” What do I do? 

Fred Langley: This is what makes us more than just a software company where you’re running your systems, but you can call us for coaching and advice. And we have helped a ton of our clients renegotiate their leases during this time. We have formed letters to take to your landlord and be able to ask the right questions, ask in a way that’s going to be a win–win for the landlord and for you. We’ve worked with landlords directly and with management companies to make this happen. So it’s no guarantee, but they are in a tough spot too. And there has to be a way to work together with your landlord. 

The other thing that we do is we always operate on purpose, and we start off with our budgeting software that really takes into account all your fixed expenses and variable expenses. And the one thing about creating a budget or a financial plan for your business is when you operate on purpose and with a plan, no matter how bad the situation is, it relieves a ton of stress because then you can at least put your head down and execute the plan and give yourself a little bit of hope and give yourself a goal to reach for in every part of your operations. 

John DeBevoise: Talking with Fred Langley of restaurantsystemspro.net about the problems facing one of the greatest businesses and challenges out there, and that’s your restaurant where you go for food and such. What about other systems? There’s such a scare factor. How are restaurants dealing with keeping that literally that to arms length transaction where people are just staying away from each other and now we’ve got them coming back out, but how do we keep our distance? What are some of the tips that you give? The tips, tools and techniques that you provide restaurants on how to get through this pandemic. 

Fred Langley: One of the things that the government’s been saying is that they think the restaurants are unsafe. And so they shut some restaurants down. The reality is that restaurants have been cleaning surfaces, restaurants have been washing hands, restaurants have been using gloves. Restaurants understand contact tracing. 

John DeBevoise: They’ve been doing that forever. They always clean the tables off and get dishes and such. So this is nothing new. 

Fred Langley: This is absolutely nothing new. The only difference is maybe some dividers and maybe some social distancing, but restaurant employees are trained to operate clean. They’re designed to have hard surfaces that can be clean before this happens. So germs are new and the restaurant industry has always been in the business of keeping the public safe. If you make people sick, you’d go out of business really fast. 

So if you go to 50%, sometimes I’ve had a lot of restaurateurs panic. If I go to 50%, I’m at 50% sales. And the reality is that if you go to the 50% occupancy in your place, it doesn’t actually mean 50% of sales, unless you were 100% packed 100% of the time. And there’s not many restaurants that are 100% packed, 100% of the time. 

John DeBevoise: That’s a good point. 

Fred Langley: Yeah. So even if you have half the seating, you don’t have times of your day that you were always 100% packed. And so you could end up doing a large portion and capture more than 50% sales based on that seating. I’ve only had a few people book six, seven, eight weeks out, and we’re actually packed all the time and the 50% really helped them. But then they did other things like a barbecue pits outside. I had a steakhouse that was kind of a fine dining steakhouse. They made the adjustment and the barbecue trailer outside with the smoke pit and then the matching their sales that they were doing. It’s just a matter of not being a victim to circumstance but taking a step back and making a plan. 

I have restaurants that have bought a couple of food trucks during this time, and they’re catering. Just this last Black Friday, I had a restaurant that just had a food truck for here and there, but they were serving the Target employees on Black Friday all day long for a big catering job and making sure that they’re taking their food truck and showing up a neighbors and having the HOAs announce that they’re there. There’s lots of different ways to really market and make things happen. You just have to get creative. 

And I will be actually putting out… I have hundreds of restaurant clients, but I’m actually interviewing 30 of them and putting out those 30 interviews here in the month of December of what they’re doing to be successful and to grow sales during this time. 

John DeBevoise: What are some of their techniques that they’re using? Obviously they’re creating an online menu and creating that touchless transaction and such. What about the marketing? Distributions is the most important part of any business because without it, you got nothing. And if people don’t know you’re there, they’ll never show up, or they won’t know that you have the takeout services or outdoor. What are you telling people on how to market themselves? And is it social media or is it, what’s that term, tradigital–traditional and digital? 

Fred Langley: Yes. So it’s something that we do actually do digital marketing. It’s something that we’ve added over the last six months. As we’ve become experts in it over the years, we definitely started to offer these services. The thing is you may not know that unless you’re our customer because we don’t do digital marketing for restaurants that aren’t our customers is because so many marketing agencies, they do a good job of building sales, but they don’t do a good job of building profits in restaurants. And in a restaurant, if you’re not profitable and you increase sales, then you’re just going to be busier and still losing your profits. And it’s because there’s so many variable expenses that if I’m not managing those variable expenses well, I can increase sales and not increase my bottom line. And what’s the point of doing that? 

Because of that, we only will do marketing for our clients and it starts with remarketing and capturing a list when you market to anybody. So part of the traditional and digital part of it is traditionally we wanted to have a list. Our list is our business. I’ve had restaurants that I’ve had to close down, and when they communicate what their lists, they stay active. They stay in the mind of their clients. They can even sell gift certificates directly through contacting their list through email and generate cash that way. 

The other thing is to automatically build a list. So we use messenger bots. So when people click an ad, we can deliver coupons through messenger. They give you their birthday and anniversary and email, and we automatically export that into whatever email campaign management software that you’re using. And then you’re able to continually contact somebody who wants to hear from you. They’ve signed up. They said, “Yes, I want to hear from you.” When you have a list of people that want to hear from you, it’s definitely a good thing. 

Email is not dead. A lot of people think email is dead, but when we combine the use of Facebook Messenger, which he gets 100% open rate, it’s actually like 99%, compared to email, you’re going to see that there. And when you’re contacting people specifically and giving them a birthday offer, giving them a small offer to come in their restaurant, I don’t like the restaurants discounting too much. It can lead down a bad road where then that’s a lot of times how marketers will increase sales without increasing profits is by discounting too much. You have to be in the business to make money and it’s okay to do that. It’s okay to turn a profit. You actually have a responsibility to your family, your investors, your employees and your community to be a profitable business. 

John DeBevoise: Absolutely. Restaurants typically have less than a 10% profit margin. It could be as low as 5% on average. How is it that you managed to get your customers to get upwards of 20% profit in their restaurants? 

Fred Langley: There’s this thing called prime cost in the restaurant industry, and prime cost is total cost of goods sold and total labor. And what we found is if a restaurant can operate at a 55% prime cost, total costs of goods sold, total labor, including taxes, benefits, insurance, then that 45% gross margin will get them many times through that 15-20% profit. And we do that by starting off of the budget, setting a plan to execute it. And we found through the years–we were founded in 2004–is that if a restaurant is doing more, even in California, Oregon, and Washington on the West Coast. That if a restaurant is doing more than $850,000 in yearly sales, then they can get to a 55 prime cost. 

And that 45% gross margin is actually in the interpretation of financial statements by Warren Buffett. He will only invest in companies that have a 45% gross margin. And so if you get to that 55%, which we help you do through systems and processes. We take big picture financial goals and break down that into small bite–Sized, manageable pieces that your whole team can execute. If you do that, then you’d actually be a company that Warren Buffett want to invest in. 

John DeBevoise: Well, if that isn’t the sweetest thing I’ve come across today. 

Fred Langley: It’s really important too to understand that something about prime costs. It can be many different ways in this. The reason why we don’t say that a restaurant should have this food cost or should have this labor because you could have two ends of the spectrum. Let’s say we have a Italian restaurant in California. Now this Italian restaurant in California is going to have high labor, high labor, low cost of goods sold. It’s going to have to. Just the reality of operating in California. Sometimes in some areas you have $15 an hour servers. When in Texas, you have a server making $2.13 tip credit. By the way, the Texas server makes more money at the end of the day because of the tax bracket. So what ends up happening is you could have a 20% cost of good soul and 35% labor. 

On the flip side, you can have a steak house and the steak house could have a 40% cost of goods sold at 50% labor because that $50 steak at a steakhouse could cost them $20 to put on a plate. But it’s high gross margin. That $50 steak costs just as much money as the $10 burger to flip. And so you ended up with 15% labor, 40% cost of goods sold. 

Prime costs, you can get there in many different ways. And that’s one of the first steps that we do with clients is we identify what their labor for their restaurant and their state should be with their cost of goods sold. And then we put systems in place around those targets so that they can execute them. And knowing what you need to do to achieve your goals helps you take steps towards getting there. It’s not a magic pill where you just automatically become a customer and you have 20% profit. There’s a process that we go through coaching and implementing systems. And we get you there as fast as you’re willing to work at it. 

John DeBevoise: Who is the students? Is that the owner, the manager? Is it a trickled down to the employee? 

Fred Langley: We start with the owner making the decision, but we’re mostly working with your management teams. What we need owners to do is hold their people accountable. If we teach and tell your manager to do one thing, and you say, “Ah, you know what? I don’t think you need to do that. You can get away with cutting this corner over here, doing that,” then we’re just kind of fighting against each other. So we need the owner to have good leadership and back us up. And then we teach the managers how to execute. 

John DeBevoise: So with the reports that are generated, you follow the student, which would be the management team, which then they teach the servers and the people in the front end. The owner can look at the reports and see who’s doing what, where, when and how, and be able to manage their business without having to be in the trenches. 

Fred Langley: Yes. And that’s an important thing. We help them delegate without giving up control. We help them gain control by giving up control. And that’s hard to do if you’re the do–everything, I’m working 80 hour a week owner, what ends up happening is you end up doing everything because you can’t trust your team. And most of the time what I find is these restaurateurs that are working the 80 to 100 hour work weeks, they just don’t trust their staff to get that done. And they have all this workforce standing around watching them do all this work. And what we help them do is delegate those things. 

We have them delegate rather than abdicate. If you read the book, the E–Myth, Michael Gerber talks a lot about delegation abdication, and he talks about how systems are needed so that you can give things up without losing control and so having accountability to them. All those systems that are talked about in the E–Myth though, we hand them on a silver platter to our clients. 

It’s all done for you from training systems to execute, to inventory apps and set up shelf to sheet, to checklist apps that if a bartender doesn’t do their checklists in the app, rather than a normal club board, the owners and managers get notified that my morning bartender is not ready for their shift. And the bartender gets that notification as well. So then we break it down to the financial goals, or here’s your budget for labor. Here’s how many hours you can schedule. And so now when they do their schedule before the clock ticks, you have a budget variance report rather than looking backwards at PNLs that show you if you’re over under budget, you’re actually doing it before you spend money on the next food truck that’s coming. Before you write your next schedule, it’s all proactive controls. And then your team is accountable to them. So you can give up your checkbook without losing control of your business. 

John DeBevoise: What about the food service where you have your half a dozen different vendors that are coming through the door with your inventory of dry goods, canned goods, the condiments, and the goods that go in and out of the freezer and refrigerator, how do you manage or do you give them, provide them a software application that allows them to manage their inventory, so it doesn’t run out the back door. 

Fred Langley: Yep. So a lot of the big vendors, the Sysco, US Foods and stuff, you can just import those invoices directly into our software and we track everything by the item. And so we can give you various reports. Let’s say if I bought 40 pounds of chicken breasts this week, that can be compared to my POS through integration and reporting that I bought 40 pounds of chicken, but I should have only used 25 pounds of chicken. So therefore I’ve wasted 15 pounds of chicken. And now you can go to your kitchen manager chef for the first time, instead of saying, “Hey, please do better. We need to be more profitable.” And they say, “Yes, boss, I’ll try harder.” You can actually go to them with specific information on specific products that they’re using well and the ones that they need to do better on. And when they have that targeted approach, they can actually make a difference in the kitchen and plug up those leaky holes by knowing exactly where they’re at, rather than just the big picture, “Hey, please do better.” 

John DeBevoise: So if your chicken breasts grow wings again and fly away, you know when it happened. 

Fred Langley: Exactly. 

John DeBevoise: So with the changing environment that is going on right now from state to state, if I’m your customer, I have a restaurant. I can call you to say, how do I approach, whether it be the PPP, the SBA loan programs. I basically pick up the phone and say, “Hey, Fred, where am I? And how do I get out of this?” 

Fred Langley: I recorded all those teachings and stuff on our YouTube channel live when we did them at the beginning of all this. So you can find it today right now. Even if you’re not my customer, you can go to our YouTube channel Restaurant Systems Pro, and you’ll find how to get forgiveness in the PPP, how to track your PPP. We have spreadsheets that help you put in your information and we’ll let you know where you’re at in forgiveness. Most of that has passed. So right now we’re in the forgiveness stage of them. With Congress just shutting down the nation, they really need to be doing a second round of PPP. 

John DeBevoise: They should. They have shut down businesses for reasons that are beyond the control of the restaurant. Now I can understand if there was a flooding, hurricane or something. That I understand, but they’ve shut it down. And they’re giving little to no support for those businesses, the small business industries that they have selected. Basically they’re targets and the restaurant, it’s not fair to the restaurateurs that they have been targeted for shut down when they are such a small percentage, if any of the cause of the spread of the virus. 

Fred Langley: And what happened was back in March and all this comes out and it comes out in April and a lot of funding started happening in April and May. They gave two months of funding and it’s been eight months, seven months later. But they got two months of funding and were forced to shut down. And lots of companies that were not affected at all just were able to apply and get funding. And so there’s lots of companies where there was no effect at all the pandemic. They all, “Hey, it’s free money. Why not just take it?” And so it’s a huge problem. If they do a second round, there definitely needs to be a vetting process to show that there’s a need for it. In the restaurant industry, there’s a huge need it.