082-telma-landhorian

Tax Saving Tips for Small Business

A discussion with Telma Landhorian, CPA

John DeBevoise:

Greetings everyone. And welcome to another serving of Bizness Soup Talk Radio. If it’s in business, it’s Bizness Soup. I’m your host, John DeBevoise. Here at the Soup, we like to fly with the eagles so that you can soar with the elites. I’m talking about Telma Landhorian from Elite Tax Services. She’s a CPA, and we’re going to be talking about small business mistakes. What are you doing? What is your neighbor doing? What are you doing to cause you to lose money by not doing what is legal, moral, and ethical, that’s taking all that you can in deducting from your tax liability. You can do it. I do it. Everybody can do it. We’re going to be talking about those mistakes and how converting ordinary expenses to deductions is done, and depreciation schedules right here at the table on Bizness soup. Telma, welcome to this serving of Bizness Soup. 

Telma Landhoria…:Thank you. I’m glad to be here. 

John DeBevoise:You are one of the experts that I love to surround myself with, and that is all about taxes. I love to talk about taxes because as a small business owner and my audience of small business owners, we love to talk about how to save money. It’s legal, it’s moral, and it’s ethical to minimize your taxes. So let’s start talking taxes. You have been a CPA and a tax expert for many years. What are some of the most common, small business mistakes that we do? When do we step on our shoelaces and fall down on some of the most common mistakes? 

Telma Landhoria…:Great question. As far as a small business owner, it’s usually what I see is that most people are interested in generating revenue and whatnot and entity structure and tax timing is the last thing they think of, but when it comes time for them to actually report their annual revenue or gross and whatnot, they are not prepared to deal with that at year end. And so one of the most common mistakes that I see most people make is the entity structure and entity selection. And they think that if they go on Legal Zoom or whatnot and create an LLC, then they actually are in business and everything is set up, but lack of entity structure, how it’s going to affect them between what else is going on in their life, and if there’s a other source of income, if they’re filing jointly or not, these are all questions that need to be answered. And I think entity structure, that’s where I usually like to start covering that aspect with my clients. 

John DeBevoise:One of my other favorite subjects are the entities. The first thing that most people do is if they actually file a DBA, good for them. But oftentimes they don’t. And many of my listeners are home–based businesses. They operate from the kitchen table to start off with. I started out in a barn. It didn’t smell as good as the kitchen table, but that’s where I started with. So when you start off, what are some of the things that I should be doing, that so many people that start a business. What are some of the key things that they should do coming out of the gate? 

Telma Landhoria…:One of the things I usually ask is that, what do you think your projected gross revenue is on an annual basis? And I usually like them to be realistic. Obviously everybody wants to make it in the first six months, first eight months or whatnot, but that doesn’t happen. And so, like you said, if it’s a passion and then eventually it becomes a profitable business at that point, they need to really stop and think about what they’re actually doing. I had a client, we actually spoke last year. He came to me and he’s like, “Telma, I’m buying a RV park. And I think we’re going to be doing about 50,000 as far as gross.” And so at that point, I was like, “Let’s meet in six months and see if you’re actually there.” So being realistic, having your number’s record keeping, all that, really becomes part of the discussion for you to use it as a stepping stone, to what type of entity you need to create. 

And the entities, as you guys know, we have C Corp, we have S Corp, we have LLCs, we have partnerships, and there are different things for everybody to really consider. But the first thing is that yes, entity structure is important, but be realistic as far as what you’re going to be doing. On the other hand, I have entrepreneurs want to be that they have their logo set up. They have their letterhead set up, they have their website set up, but they’re generating zero income. And so they’re basically stuck in this mentality that everything has to be perfect. So it has to be really a well thought process is that, “Okay, let’s push this passion to profit process forward, but check in and see, am I profitable? Am I making money?” And if you’re at 20, 30, $40,000 profit margin, then at that point, you really need to stop and understand the entity options that you have and then get to talk to an expert and have their opinion and really set up the entity as it needs to be. 

John DeBevoise:For those who are working out, as I gave that example of the kitchen table, how important is it to separate the business expenses from the personal expenses and the use of the credit cards and bank accounts? Is that muddy water when it comes to an audit? 

Telma Landhoria…:Absolutely. And it’s not only just because of the audit risk, it’s going to be high, but most often it’s the opposite. It’s the deductions that they’re not able to take because it’s not clear. And they think that they’re being smarter or they think they’re being clever, by “Okay, I’m going to take this card and I’m going to use this for this personal reason.” And there’s no clear division between, okay, this is the personal side and that’s my business. But most often they actually hurt themselves, by not clearly defining those lines. At the end of the day, what we find is that there’s about 60 to 70% deduction that they could have taken if they had that bank account set up, if they were actually using the correct bank account for their business use, because when things are muddy, you’re actually losing under deductions that you can take. Yes, there’s an audit risk, but actually you’re going to overpay in taxes because you’re not taking the proper deduction. 

John DeBevoise:Well, I have discovered in my years that the IRS can’t persecute you for being a bad business person, but they can prosecute you for being a bad record keeper. So what you’re saying, keep business and personal separate. What are some of the record keeping things that I can take that I’m currently doing personal, that I can now swap over, considering that I’ve done all the right things. I’ve lined everything up on the right hand side, which is my business side. And the left hand side of the kitchen table is the personal stuff with the milk and cookies. On the right hand side, what are some of the things that I can convert into deductions that were normally ordinary expenses? 

Telma Landhoria…:If you’re in a business entity you can were able to take the office expense and make it deductible, even though it might be your kitchen table. But in addition to that, if we do the record keeping process properly and do the planning properly, in addition to that, we can actually rent your home up to 14 days and not pay taxes on it while you’re shifting income from your business to your personal. And so there are things that you can do if you do have that separation properly defined. The easier ones are obviously the mileage, where’s your home office. Because if you define your home office to be your residence, then the mileage that you take from going from your home to your Office Depot or Home Depot to pick up material, that becomes a deductible mileage and so forth. 

And so depending on the line of business you’re in, if you’re in real estate, if you’re actually operating a small business out of your home, there are many deductions that we can take, in addition to the obvious ones that would bring your taxable income down. A lot of the CPAs recommend own a Yukon, so they’ll purchase that truck. And I was like, “Okay, well, if you do do that, you’re actually really not tax planning because now you have to pay that payment to GMC Financials instead of to IRS. That money is still going out. So, that’s really spending money doesn’t mean that’s actually tax planning. So there are different strategies we can put in place to reduce your taxable income while you still have access to cash. 

John DeBevoise:We’re talking with Telma Landhorian. She’s with the Elite Tax CPA. And we’re talking about my favorite subject or one of my many savored subjects, and that is the conversion of ordinary income to deductions. And one of my favorites, other than my horses and cattle, are my kids. I hired them from a young age. I had to fire my daughter twice on her lack of talent of putting stamps on envelopes, but I was forced to rehire her each time. At what point can you turn these kids into deductions? Is there a minimum age and function? 

Telma Landhoria…:Great question. One of my favorite strategies, you technically can hire your kids, and as far as the age limitation, as long as they can follow direction, you can make them work and they can actually follow directions, then you can have them be employed by your company. You can hire them under your S–Corp, that wouldn’t be the best strategy. Usually, what I have my clients do is create a family management company, which is just really a bank account that does the management. And then under that family management company, then you can hire your kids. As young as six, seven years old. Up to 18, you can actually pay them about 12,500. Obviously, if they turn into time sheets, record keeping is absolutely a must and there must be actually reasonable compensation. They can help you with marketing. They can help you take out the garbage in the office. 

They can help you paint the renovation you’re doing on your fix and flip, they can do a lot of things. But as long as they provide with the time sheet, you can hire them and up to 12,500, you can pay them, and there would be no taxable event. Basically it’s again, shifting income from your S Corp to the family. And by doing that, because that becomes an earned income, it’s my absolute favorite because they can actually invest that into some kind of an IRA and let that grow, tax–free. So it’s one of the great strategies out there. 

John DeBevoise:It is a great strategy. As long as you treat them as an employee and you pay them on a regular basis. What about retirement plans and college savings? Basically what you’re doing is that you’re taking your money at a higher tax rate and you’re plowing it towards your kids. And I strongly suggest you don’t tell your kids that they have this money in a bank account, and then you pay their bills as I did, or you pay their bills through that bank account. That’s the beauty of electronic banking, and they’re not even aware of what you’re doing and building a great credit history as well. So you can plow just about any amount of money through the bank to pay the expenses that are directly affiliated with them and call that a salary. 

Telma Landhoria…:Absolutely. As long as it’s reasonable, as long as it’s documented well, you can absolutely do that. And again when you do put it in some kind of retirement, because it’s earned income, it’s going to grow tax free, or you can use it for their summer camp, or you can use them for… Because they’re a minor, you still have control over their bank accounts and whatnot. So it is absolutely under your provision, how that money needs to be spent. 

John DeBevoise:Well, I wrote my kids off. It didn’t motivate me to have any more, but I stayed with two. Now in your book about tax savings, which you have called the Black Book for the Real Estate Investors and Developers, you have a passion for real estate as do I. And there are so many people out in the market right now that are real estate agents and brokers. And they’re having a wonderful time with multiple offers and everything is selling. What are some of the tax strategies that a real estate sales person can be doing, if they’re operating for the most part, out as an independent contractor, out of their house? 

Telma Landhoria…:As long as the state allows, I encourage all of them, as long as they’re making at least 50,000 or more in gross commission. And like you said, this year has been an interesting year for a lot of business owners. I would encourage them absolutely start an S Corp and by doing so, they can take a reasonable salary out of their S Corp and be able to take the remaining with saving about 15.3% in self–employment taxes. And so that’s just the basic that goes to any business owners. But as far as real estate is concerned, I encourage them to actually buy a piece of property as an investment property because they’re in the know, they actually see the properties that are doing well and they can actually start a rental portfolio. 

By doing that, they can take advantage of the depreciation. As you know, we have two options for the depreciation. One is the straight line, the other one is the accelerated depreciation. And so by purchasing real estate, now you’re able to use the deduction that depreciation generates, offset your other income, as long as you are deemed to be a real estate professional. And so that’s a great strategy that a lot of my clients do use, specifically, if they’re real estate professionals. 

John DeBevoise:I am familiar with all of those. And I recommend everybody all follow that, some of the do’s and don’ts of accounting. It’s really an accounting project and you have to have accurate records and technology has afforded us the ability to keep accurate records. Telma, I’m going to take you out to lunch and we’re going to talk about taxes, and I want to write that off. Can I do that? 

Telma Landhoria…:Absolutely. 

John DeBevoise:How much of it? 

Telma Landhoria…:Well, it depends. As far as the meals and entertainment was eliminated. But now with meals, I think we can do the 50% of that. But if it’s within the premises of the actual business, that’s hundred percent deductible. And so it’s always there in the [inaudible 00:15:17], they take advantage of that. 

John DeBevoise:Is there a drink limit that the IRS has to it? 

Telma Landhoria…:As long as you’re not driving, I don’t think there’s any limit to that. 

John DeBevoise:We’re talking with Telma Landhorian of the Elite Tax CPA about taxation. And if you’d like a copy, an ebook version of her Black Book for Real Estate Investors and Developers, well you know the website, it’s bizsoup.com. Go there and you can check out not only this show, but its transcript and a link to getting that ebook, brought to you by Bizness Soup. Telma, what are some of the most overlooked deductions that a small business would have? There’s the automobile, and we’ll get into that a little bit later, but are there depreciation schedules on that kitchen table that I’m working from that I can create? Or is that taking it a little too far? 

Telma Landhoria…:Well, again, there is a way to do it the right way and there’s a way to not do it the right way. So you always have to be on the reasonable side. So if you’re making a hundred thousand dollars in net profit, I don’t want you to be depreciating that or renting that out to zero by creating a hundred thousand, because it has to be reasonable. So anything and everything that’s done, obviously you need to have the tax code behind it, but also make it reasonable. And as long as you stay within that parameter, you’re safe. And also you’re actually taking advantage of things that are available. As far as overlooked deductions, I think we covered the hiring the kids strategy. There is one strategy that I love which I guess it’s a loophole, that it allows you to take 14 days out of the year and rent an asset and be able to deduct that from your business. 

And even though you are going to receive a 1099 because of that deduction, it’s in and out on the tax return. So you report it as an income, but it’s excluded from being taxed. So actually I had a client a couple of days ago, he has acres of hunting land and he was like, “I’ve never used that. I never actually charge my clients that go there.” But it’s an expense, because he personally owns that. So what I recommended for him to do was to be able to actually rent 14 days out of the year and S Corp basically pays him personally for that rental. And that’s a shift of income strategy from your S Corp to your personal, without making it a taxable event. 

John DeBevoise:Well, I would do one up on that and I would tell my friends, here’s a subscription model. And every month you pay me X amount of bucks, and you collect on a regular basis, that’s passive income and you get access to that property. So we can redefine that or sharpen that tool. 

Telma Landhoria…:The only thing is that the limitation is very clear, that has to be 14 days or less. If it passes that, then it becomes a rental asset and then different rules apply to it. So you have to be very clear on that part. 

John DeBevoise:All right. So before you’d take John’s advice, talk to Telma. So depreciation schedules, I always like depreciation schedules. And I go back to the years a long, long time ago, where they had double declining depreciation basis, which made apartment building brand new ones, very popular. And I was selling a lot of those in my early days of getting involved in real estate. They took that advantage away, like Reagan took away the three martini lunch. What are some of the depreciation schedules that I should be using on when let’s say I’m a restaurant owner, I have my trade fixtures, I have the personal property and there’s real estate. What are some of the areas that I’m eligible to depreciate and what kind of tables can I use? 

Telma Landhoria…:Sure. So the depreciation, like I said, being in real estate industry mostly, and again, real estate is interesting because as soon as you start having a profitable business, is it a restaurant, are you a medical, but you have a medical practice. You could have any different type of industry, but also have real estate on the side. It’s a common denominator for a lot of business owners because they do invest in real estate eventually. And so I would say as far as real estate goes, we do, from the depreciation schedule, we do actually in–house, a lot of cost segregation studies for our clients that do have real estate, which gives them the accelerated depreciation schedule. It allows you to depreciate your asset in a shorter period of time, instead of waiting 27 and a half years, if it’s a residential real estate or 39 and a half, if it’s restaurant or if it’s commercial type building. 

So we do use that strategy quite heavily, almost 80% of my clients do use that strategy. And we do the cost segregation studies in house, and we provide them with the actual schedules that they need to file with their tax return. But we also have the 179 rule and things like that, that you can actually… I think in 2020, because of COVID a lot of new things came about that you can actually depreciate. And again, don’t quote me on that because I need to check my notes on it, but you can depreciate up to a million dollars this year, if it’s depreciate a hundred percent of it. 

There are a lot of ways for you to take advantage of it and if you’re going to have a profitable year, but you still need that piece of equipment, that’s worth 50,000, even if you finance it and you pay only thousand dollars into that, you can depreciate all 50,000 of it and reduce your taxable income this year for it. So there are many depreciation rules and codes that are available, in addition to what’s really came to be under the COVID situation we’re in. 

John DeBevoise:We’re talking with Telma Landhorian. Now Telma, what I like about the tax code is that the legislators will create something, but most of them have no idea on how to run a small business. And then when small business gets their hands on the tax code, they go, “Oh, I can figure this one out.” And then the legislators come back and cry foul and say, “Well, that’s not the spirit of what we intended.” Case in hand was I think back in the two thousands, I remember that you could buy a piece of property for business related and deduct the entire expense up to a hundred thousand dollars, and it came out.